버전관리 없이 보고서를 작성한 신입사원_문서는 원래 움직이는 거야~

품의서, 회의록, 보고서, 기획서…

직장인에게 너무나도 익숙한 4개 문서들의 공통점이 무엇인지 아시나요?

바로, 기업의 소중한 정보자산이라는 점입니다.

회사의 정보자산 대부분은 문서의 형태로 존재하고, 기업들은 해당 문서들을 지키기 위해 다양한 문서보안 솔루션을 도입합니다. 하지만 다양한 문서보안 기능 중에서도, 버전관리가 가능해야만, 소중한 기업의 정보자산을 지킬 수 있다는 것을 알고 계시나요?

 

[1] 취업난을 뚫고 입사한 신입사원 A씨, 그에게 회사의 2분기 결산 보고서를 만들라는 임무가 내려졌습니다. 보고서 초안을 만들고, 사수인 B과장에게 사내 메신저로 파일을 전송하고, 컨펌을 부탁합니다.

[2] B과장은 파일을 다운로드하려 하지만 이미 이름이 같은 파일이 존재해, [다른 이름으로 저장]을 클릭합니다. 파일을 열자, 신입사원 A씨의 실수들이 눈에 바로 보이기 시작하죠. 실수에 대해 메모를 달아두고, 다시 사내 메신저를 통해 신입사원 A씨에게 피드백을 전달합니다.

[3] A씨는 파일 이름이 달라졌기 때문에 다시 파일을 다운로드합니다. 메모들에 따라 수정하고, 다시 2차 피드백을 받기 위해 B과장에게 전송합니다. 

[4] B과장은 기존에 갖고 있던 2번 파일을 다운로드 하려 하지만, 이미 같은 이름을 가진 파일이 있기 때문에 [기존 파일 바꾸기]를 클릭합니다. 다행히 A씨가 피드백을 잘 반영해, C팀장에게 보고를 드려도 될 수준으로 보입니다. 보고를 위해 파일을 그대로 전달하고, C팀장은 해당 파일을 다운로드해 확인합니다. 

[5] C팀장은 마지막으로 팀장으로서 생각하는 보고서 한줄평을 추가합니다. 완성된 최종본임을 표시하기 위해 파일명을 ‘_최종본’으로 수정하고, 부서 내 모든 팀원에게 공유합니다. 보고서 작성 담당자였던 A사원과 B과장도 이를 다운로드합니다. 

 

2번의 피드백 그리고 팀 내 공유까지, 총 5번의 문서 이동에 최소 10개의 파일(팀원 6명이라는 전제)이 생성됐네요. 문제는 A씨 PC에서는 1,2,3번 파일 3개가 남게 됐고, 3번 파일은 사실 1번 파일 생성에서 비롯됐다는 점입니다. 만약 A씨가 문서 정리를 잘 하지 않는 사람이라면, 1,2번 파일은 PC의 저장소를 차지하는 불필요한 ROT 문서로 남아있을 가능성이 매우 높습니다. 협업 과정에서 발생하는 개개인의 이메일, 메신저, 기타 협업 프로그램 등에 남겨진 파일 또한 카운트하면 더 많겠죠..?

기업에서 문서란 보호해야 하는 자산과 동시에 활용하고 공유돼야 하는 존재입니다. 앞선 예시는 2번만의 피드백으로 보고서 하나를 완성할 수 있었지만, 우리 모두는 알죠. 실제 업무에서 2번만의 피드백으로 끝낼 수 있는 일은 거의 없다는 사실을요. 다수의 협업 과정에서 문서는 항상 이동할 수밖에 없고, 이동하면서 크고 작은 수정을 동반합니다. 문서의 버전관리가 중요한 이유가 여기에 있습니다.

 

파일 이름을 바꾸지 않더라도, 문서 내 버전이 많아질수록, 어떤 버전이 최신버전인지 헷갈리고, 최신버전을 알더라도 기존 버전을 남겨두게 되면, 불필요한 문서의 양만 늘어날 것입니다. 이렇게 문서가 산재되지 않도록 관리하고 안전한 협업이 이뤄지도록 보안하는 것이 문서관리솔루션의 핵심입니다.

 

 

파수의 문서관리솔루션 Wrapsody는 누군가 문서를 만드는 순간부터, 수정하고, 공유할 때까지 단 한 개의 문서로 모든 버전을 관리할 수 있습니다. 문서에 고유 콘텐츠 ID를 생성해, 문서 저장 위치에 관계없이 언제 어디서든 문서를 사용할 수 있기 때문에 문서를 보관하는 저장소에 영향 받지 않습니다. 이때, 문서 생성자가 설정한 권한에 따라 공유가 이뤄지며, 그 외의 사용자가 문서를 열거나 수정할 수 없습니다. 무엇보다 문서의 작성, 수정, 공유를 하나의 플랫폼 안에서 실행함으로써 업무 협업 효율성을 극대화합니다.

 

코로나 장기화로 인한 재택근무가 사무실 근무보다 일반적인 상황이 되면서, 업무 협업은 점점 더 문서를 중심으로 이뤄지고 있습니다. 문서를 제한된 공간에서만 움직이게 하고, 문서를 저장하는 저장소를 지키는 것이 아니라, 문서 중심의 협업이 필요한 이유입니다. 문서 자체를 암호화하고 최신버전관리를 통해 문서의 자연스러운 이동을 추구하는 Wrapsody로 효율적인 협업 환경을 구성해 보세요!!

 

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데이터 및 애플리케이션 보안 소프트웨어 기업 | Fasoo

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