문서중앙화를 검토하던 고객은 왜 문서가상화로 선회했을까

 

얼마 전, Fasoo에 이런 문의 연락이 왔습니다.

한 기업에서 지난해부터 이어져 온 고민거리가 있는데, 퇴사자가 발생하면 회사의 중요 자료들이 유실돼 이를 막고 싶다는 얘기였습니다. 한 마디로 정리하면 회사의 문서들을 ‘자산화’해서 관리하고 싶다는 것이었죠.

그래서 지난해부터 꾸준히 방법을 찾다가 이와 관련해 시장에서 가장 인기가 좋았던 문서중앙화 솔루션을 검토하게 됐다고 합니다. 그런데 검토를 진행하면 할수록, 이건 뭔가 아니다 싶은 생각이 들었답니다.

 

 

무엇보다 가장 큰 장애물은 사용성이었습니다. 연구소와 개발팀이 주요 조직으로 활동 중인 해당 기업은 문서중앙화 솔루션을 테스트하던 중에 불가피하게 발생할 수 있는 불편함이 수용할 수 있는 범위를 넘어섰다고 판단을 내렸습니다. 특히, 용량이 큰 파일은 속도가 너무 느려져 업무의 비효율을 야기했고, 변화 관리 측면에서도 너무 많은 부분이 변화돼 임직원들이 거부감을 일으킬 가능성이 농후 했습니다.

게다가 연구소와 개발팀 업무 특성상 예외 정책을 적용하다 보면, 시간이 지날수록 결국 중앙을 벗어나는 데이터들이 다수 존재하게 돼 해당 솔루션을 도입하는 목적 자체가 무의미해질 수 있겠다는 내부 평가가 있었습니다. 그리고 초기 도입 비용이 너무 높은 것도, 도입 검토를 망설이게 된 요인 중 하나였습니다. 그렇게 해당 고객은 문서중앙화 솔루션 검토를 중단하고, 새로운 방법을 모색하기 시작했습니다.

 

 

그러다가 만나게 된 것이 바로 문서가상화 기술입니다. 기업이 보유하고 있는 자산은 굉장히 다양한 유형으로 존재합니다. 디지털 비즈니스 시대가 도래하면서 이 자산을 어떻게 관리하느냐가 굉장히 중요해졌죠. 그래서 이를 체계적이고 효율적으로 관리하기 위해 많은 조직들이 무수한 노력들을 기울이고 있지만 여전히 풀기 어려운 숙제로 남아 있습니다.

문서가상화 기술은 문서에 고유 콘텐츠 ID를 생성해, 문서의 저장 위치에 관계없이 언제 어디서든 문서를 사용할 수 있도록 하는 방식입니다. 사용자가 다양한 디바이스에서 여러 브라우저를 통해 문서를 사용하지만, 결국은 고유 콘텐츠 ID를 식별해 하나의 가상 콘텐츠를 사용한다는 개념입니다.

문서가상화 기술을 활용하면 문서가 특정한 저장소에 한정되지 않고, 문서 중심의 관리 방법을 채택해 조직의 생산성을 향상시키고 효율적인 업무 환경을 구성할 수 있습니다. 무엇보다 일하는 방식 자체를 완전히 뒤바꿔야 하는 문서중앙화 솔루션과는 달리, 평소에 일하던 방식 그대로 진행하면 되기 때문에 변화관리 이슈도 굉장히 적습니다. 즉, 특정 인터페이스에 접속해 사용하는 방식이 아니라 자신의 PC 또는 모바일 기기에서 그대로 문서를 사용하면 되는 방식인 겁니다.

 

 

이러한 이유로 해당 고객은 문서가상화 기술이 문서중앙화보다 조직에 훨씬 더 유용하고 적절할 것이라고 판단했습니다. 임직원들이 훨씬 수월하게 사용할 수 있는 솔루션이고, 특히 연구소와 개발팀에서 협업하기에 훨씬 빠르고 효율적인 시스템이라고 평가하고 있습니다.

한 가지 더 놀라운 사실은, 이런 내용의 문의가 올해 처음이 아니라는 겁니다. 오히려 최근 들어 계속해서 늘어나고 있는 추세에 있습니다. 이제 더 이상 고객들은 특정 저장소에 물리적으로 파일을 구속시키는 방법이 궁극적으로는 올바른 방향이 아니라는 것을 느끼고 있습니다.

오히려 관리가 필요하고, 자산화를 시켜야 할 문서 자체에 주목해, 이를 가상화 시키는 방법에 주목하고 있습니다. 위치에 제한없이 직접 문서를 관리할 수 있고, 팬데믹 등 여러 상황에서 보다 자유로운 사용성을 보장함과 동시에, 문서 자체에 보안이 적용돼 훨씬 안전하고 일관성 있는 정책을 수립할 수 있는 솔루션 말이죠.

 

혹시 여러분들도 오늘 소개해드린 고객과 비슷한 고민을 하고 계신가요?

그렇다면, 문서가상화 기술을 한 번 검토해보시면 어떨까요?

생각보다 문제에 대한 해답은 가까운 곳에 있을지도 모릅니다!

 

https://www.fasoo.com/solutions/virtual-content-infrastructure

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