글로벌 시장은 차세대 문서관리로 왜 문서중앙화가 아닌 문서가상화를 주목할까

오늘은 자랑스러운 소식을 하나 소개해 드리려 합니다. 바로 파수의 Wrapsody (이하 랩소디)가 글로벌 IT 매거진 ‘CIO Review(이하 CIO 리뷰)’가 주관한 ‘2022 최고 유망 문서 관리 시스템’으로 선정됐다는 소식입니다!

CIO 리뷰는 글로벌 엔터프라이즈 기술 동향과 공급 기업, 솔루션 등을 전문적으로 다루는 매거진인데요, 매년 다양한 분야의 유망한 기업 및 솔루션을 선정해 발표하는 것으로 유명합니다.

 

 

파수의 랩소디는 차세대 문서관리 플랫폼으로서, CIO 리뷰를 통해 전 세계 문서 관리 시스템 중 혁신성과 생산성이 뛰어난 기업 및 솔루션 Top 10에 선정됐습니다. 또한 이번 리스트에 파수가 유일한 한국 기업으로 이름을 올렸다는 점에서 그 의미가 더 뜻 깊지 않나 싶습니다.

그렇다면 랩소디는 어떤 면에서 혁신성과 생산성을 두루 갖춘 문서 관리 솔루션으로 평가받은 걸까요? 그 해답은 문서가상화 기술에 있습니다. 랩소디는 이러한 문서가상화 기술을 기반으로 한 문서 관리 플랫폼인데요, 지금부터 자세하게 설명 드리도록 하겠습니다!

문서가상화 기술은 문서의 저장위치에 관계없이 언제 어디서든 문서를 사용할 수 있도록 지원해 효율적인 문서관리를 구현하는 솔루션입니다. 사실 기존 문서관리 시스템의 대체 솔루션으로 문서중앙화가 많은 관심을 받았었는데요, 하지만 문서중앙화 기술의 여러 단점으로 인해 현재 글로벌 시장은 문서가상화 방식에 큰 관심을 가지기 시작하고 있습니다.

문서중앙화 기술은 사내 모든 문서를 중앙 서버 한곳에 모아서 관리 하는 시스템입니다. 그렇기에 사용자는 반드시 중앙 서버를 통해 문서에 접근해야 하죠. 이러한 특성 때문에 문서중앙화는 가용성 측면에서 큰 단점을 지니게 됩니다. 사내에서만 문서를 사용한다면 큰 문제가 없겠지만, 비대면 근무나 협업툴 등의 커뮤니케이션 도구를 사용할 때마다 문서의 정책을 변경해야 하기 때문이죠. 결국 중앙 서버를 벗어나 관리되지 않는 문서들이 계속 생길 수 밖에 없게 되는 겁니다. 특히 요즘 같은 비대면 업무 환경에서는 정도가 더 심해지겠죠. 게다가 모든 문서가 중앙에 모여있기 때문에, 용량이 큰 문서를 사용하게 될 경우 속도가 느려져 업무의 비효율을 야기하는 경우도 생기게 됩니다.

 

 

이와는 반대로 문서가상화 기술은 각 문서마다 고유의 콘텐츠 ID를 생성해 문서를 특정 저장소에 한정하지 않는 문서 중심의 관리 기술이라고 생각하시면 되겠습니다.

즉, 문서가상화 시스템 안에서 사용자는 문서의 저장 위치에 관계없이 안전한 상태에서 문서를 활용할 수 있게 됩니다. 또한 문서의 내용이 변경될 때마다 하나의 파일에서 자동으로 최신 버전이 동기화돼, 문서의 중복이나 파편화를 방지할 수 있습니다.

하나의 파일에서만 업데이트가 이뤄지다 보면 이전 버전이 필요할 땐 어떡하지? 와 같은 의문이 드실 수도 있겠는데요. 랩소디는 버전 관리를 지원하기 때문에, 문서의 버전이 업데이트될 때마다 해당 문서의 모든 이전 버전이 기록됩니다. 따로 문서의 수정본이나 최종본 같은 추가 문서를 생성할 필요없이, 오직 하나의 문서로 간편한 문서 관리가 가능해지는 것이죠.

 

 

여기서만 끝난다면 랩소디의 혁신성은 인정받지 못했겠죠? 랩소디는 사용자의 문서 활용성은 극대화하면서도 보안성까지 갖췄기에 2022 유망 문서관리 시스템으로 선정될 수 있었는데요. 앞서 말씀 드렸듯, 문서 저장 위치에 관계없이 문서를 사용할 수 있다고 해서 사내 모든 사용자가 마음대로 모든 문서를 사용할 수 있는 것은 아닙니다.

랩소디는 문서가 생성되는 시점부터 데이터 자체 암호화를 지원함은 물론, 관리자가 문서에 대한 권한을 지정 및 회수할 수 있습니다. 즉, 권한을 갖지 못한 사용자는 암호화된 문서의 본 내용을 확인할 수 없는 것이죠.

정리하자면, 특정 서버를 중심으로 설계돼 사용에 제약이 존재하는 문서중앙화와는 달리, 문서가상화는 문서 사용에 대한 유연성을 확보함과 동시에, 데이터 자체 암호화를 통해 보안성의 측면까지 고루 갖춘 솔루션이라고 할 수 있겠습니다. 사용자 입장에선 특정 서버에 접속할 필요 없이 평소대로 문서를 사용하면 되니 자연스럽게 업무의 생산성은 증가될 수 밖에 없겠죠!

 

 

이렇듯, 문서가상화 기술을 기반으로 한 랩소디는 우리의 업무 환경을 더 효율적이고 편리한 방향으로 바꿀 수 있는 솔루션입니다. 특히 점점 보편화되는 비대면 업무 환경 속에선 문서를 한 곳에 모아두는 관리 방식보다는 문서 그 자체를 어떻게 관리하는지에 대한 여부가 더욱 중요해질 전망입니다. 문서 관리를 둘러싼 다양한 변수가 계속 늘어나기 때문이죠.

 

현재 사내 문서관리에 대한 고민을 갖고 계신다면 국내 유일 글로벌에서 인정한 문서관리 시스템, 파수의 랩소디와 함께 해보심이 어떨까요?

랩소디는 분명 여러분들의 업무환경에 긍정적인 변화를 견인할 솔루션이 될 겁니다!!

 

편리하고 안전한 문서관리의 시작, 랩소디와 함께라면 가능합니다!

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