문서중앙화/VDI 및 문서가상화, 정확한 솔루션 비교 후 도입하세요!

디지털 전환이 빠르게 진행되면서, 기업 및 기관에서 사용되는 문서들은

대부분 전자 문서로써 관리되고 있습니다.

 

이렇게 평상시 사용되는 일반문서부터 기밀정보가 포함되어 있는 중요문서까지

대부분 전자 문서로 관리되다 보니,

문서 보안에 관한 관심도 나날이 늘어나고 있습니다.

​

따라서 많은 기업들은 이미 문서중앙화와 문서가상화 같은 보안 솔루션들을 도입하여

기업 내 민감한 정보가 포함되어있는 문서들을 보호하고 있습니다.

​

하지만, 기업마다 선호하는 업무 스타일이 다르고, 문서 보안에 대한 니즈가 다르기 때문에

우리 기업에 가장 잘 어울리는 솔루션을 자세히 검토하고 도입하는 것이 중요합니다.

​

그렇다면 문서중앙화 솔루션과 문서가상화 솔루션이란 무엇이며 어떤 차이점이 있을까요?

​

문서중앙화 솔루션이란 말 그대로 문서를 사용자 로컬 PC가 아닌, 중앙 스토리지에서 일괄적으로 모아 관리하는

VDI (Virtual Desktop Infrastructure)와 유사한 솔루션입니다.

​

따라서 사용자가 문서 작업을 할 때, 평소처럼 로컬 PC에 있는 문서로 바로 작업을 하는 것이 아닌,

터미널 서비스처럼 중앙 스토리지를 관리하는 서버에 접속하여 업무를 수행해야 합니다.

​

이렇게 문서 작업이 진행될 경우, 컴퓨팅 또한 중앙서버에서 이뤄지기 때문에

사용자가 문서를 USB, 외장하드 등을 통해 유출하는 행위를 원천적으로 차단할 수 있고,

​

문서 작업 이후에는 문서가 사용자 로컬 PC가 남아있지 않기 때문에 중요 문서들을 안전하게 보호할 수 있습니다.

​

하지만, 이런 문서중앙화 솔루션에도 단점은 존재합니다.

​

고성능 중앙관리서버 사용으로 높은 비용이 발생할 뿐만 아니라,

스마트폰 촬영을 통해 문서 내용이 유출 될 수도 있습니다.

​

또한, 사용성 측면에서 볼 때, 문서 작업을 위해 매번 서버와 통신을 요구하기 때문에 속도 저하 현상이 존재하고,

작업을 마친 최신 버전의 문서를 매번 서버로 업로드 하지 않으면

이메일 및 전화를 통해 문서를 요청해야 하는 점에 불편함이 있습니다.

​

마지막으로 오프라인 및 재택근무 환경에서 회사 업무가 어려울 수 있는 부분이 있어,

요즘같이 비대면 업무 환경이 늘어나는 상황에서는 많은 불편함을 초래할 수 있습니다.

​

​	문서가상화 (VCI)	문서중앙화
제품 개요	문서가상화	문서 중앙집중화 (중앙시스템 내 강제 저장)
버전 관리	파일 위치와 상관 없는 버전 관리	중앙시스템 내에서만 지원
최신버전 동기화	파일을 열어보는 순간 동기화	지원불가 (중앙시스템 내에서만 지원)
ROT 관리	중복문서, 오래된 문서, 사용하지 않는 문서 관리	제한적 중복 문서 관리
문서 사용 및 추적	문서 전체 라이프사이클 관리​ (사용내역, 파생문서, 권한변경, 버전 이력, 추적 등 위치에 관계 없이 모두 지원)	제한된 영역 내 가능 (문서 사용 내역)
오프라인 사용성 (회사네트워크 미 접속 시 문서 사용)	온라인과 동일한 문서작업 가능	미리 사용할 문서를 PC로 다운로드 받아야 함 (수정 후 업로드 필요)
업무화면 유출 위험 (회사네트워크 미 접속 시 문서 사용)	낮음 (스크린워터마크로 화면 보안 강화)	높음 (재택환경에서 스마트폰 촬영 후 유출 위험)

그렇다면 VCI (Virtual Content Infrastructure) 기반 솔루션인 문서가상화는

문서중앙화와 어떻게 다르고, 어떤 부분에서 차이가 있을까요?

​

문서중앙화가 데스크톱 가상화 (VDI) 기술과 유사한 솔루션으로

문서를 특정 스토리지에 보관하고 안전하게 관리하는 솔루션이라면,

문서가상화는 문서를 중심으로 가상화의 개념을 적용하여 문서의 저장 위치와 관계없이,

사용자가 언제나 가장 최신 버전의 문서를 안전하게 사용하게 도와주는 솔루션입니다.

우선, 문서가상화는 문서가 사용자 로컬 PC에서 생성되거나 다운로드 되는 시점부터

문서를 자동으로 암호화하여 보호합니다.

​

암호화 된 문서는 *사용 권한이 있는 사람에게만 주어진 권한에 맞춰 열람이 허용되기 때문에,

서가 어디로 이동하던지 안전하게 보호할 수 있습니다.

​

*사용 권한은 문서 관리자가 다른 사용자에게 부여할 수 있고, 다른 사용자도 문서 관리자에게 권한을 쉽게 요청할 수 있습니다.

​

또한, 문서가 암호화가 되는 시점에 문서 속성 값(메타데이터)에

문서 버전, 태그, 사용 권한 등을 삽입하고 관리하여, 생산성과 보안성을 동시에 향상 시킬 수 있습니다.

​

예를 들어, 사용자가 문서에 접근을 시도할 때, 로컬에 설치된 문서가상화 클라이언트 에이전트가 서버와 통신하여,

사용자가 해당 문서에 갖고 있는 권한 및 문서의 최신 버전 정보를 내려줍니다.

그러므로 사용자는 별도의 문서 다운로드/교환 없이, 항상 최신 버전의 문서로 작업을 할 수 있습니다.

​

또한, 문서 자동 버전 관리를 통해 불필요한 파생문서가 생성되는 것을 최소화할 뿐만 아니라,

언제든지 과거 문서를 확인할 수 있어 랜섬웨어 예방에도 효과적입니다.

​

문서가상화는 이렇게 사용되기 때문에 문서중앙화의 속도 저하 현상이 존재하지 않고,

고비용의 인프라 스트럭쳐가 필요하지 않게 됩니다.

보안관리자 측면에서 볼 때, 사용자가 문서를 사용하는 모든 내역은 중앙서버에서 로그로 조회가 가능하고,

스크린 캡쳐 방지 및 스크린 워터마크 삽입을 통해 화면 보안을 강화할 수도 있습니다.

​

또한, 사용자는 오프라인 상황에서도 동일한 문서 작업이 가능하기 때문에 불가피한 재택근무 상황에서 용이하고,

문서 링크 공유 및 의견 공유를 통해 협업이 가능하기 때문에 언제 어디서든 편리하고 안전하게 협업이 가능합니다.

​

물론 어떤 보안 솔루션이 더 낫다라고 정의할 수 없지만,

현재 사용하는 솔루션이 우리기업에 적절한 보안 솔루션인지 검토해보거나,

추후에 도입할 보안 솔루션의 장단점을 파악해 보고

우리 기업에 보안 요건을 가장 잘 충족시킬 수 있는 솔루션에

투자하는 것이 중요할 것으로 판단됩니다.

​

문서 가상화 솔루션에 대해 자세히 알고 싶으신 분들은 아래 링크를 클릭해 주세요!

>>https://www.fasoo.com/document/content-virtualization-kor