문서중앙화와 문서관리시스템을 품은 문서가상화 백서(White Paper) 공개!

 

디지털 트랜스포메이션 가속화 및 팬데믹의 영향 등으로 많은 분들이 기업 및 기관의 정보 관리 대응을 위해 고민 중일 것으로 예상됩니다. 현재 기업의 정보 관리 시스템은 이전에 종이 문서에서 전자 문서로 넘어갔던 시기처럼, 다시 한 번 큰 변화를 맞이하고 있습니다. 그런 만큼, 대다수 기업 및 기관이 기존 문서관리시스템에서 발생하는 불편함을 어떤 솔루션이 해결할 수 있을지 찾고 계시겠죠?

비유하자면, 등을 너~무~ 긁고 싶은데 손이 안 닿는 그런 상황이 아닐까 싶습니다. 여기, 기업 정보 관리에 효자손이 돼 줄 새로운 개념을 소개합니다. 바로, ‘문서가상화(Content Virtualization)’ 입니다!

문서가상화는 근본적으로 다음과 같은 물음에서 탄생했습니다.

 

 

“문서를 하나의 중앙 서버에 모아 놓고 제어하는 것이 가장 효율적인 방법일까?”

 

위와 같은 질문에 응답하듯이, 하나의 중앙 서버에서의 강제적인 문서 관리는 물론 이전의 문서관리시스템보다는 효율적이지만, 관리해야 하는 정보의 양과 다양성이 빠르게 증가함에 따라, 명확한 한계를 보였습니다. 정리하면, 크게 3가지입니다.

 

- 데이터 파편화로 인한 중복, 오래된, 중요하지 않은 문서의 산재

- 증가하는 문서의 유통 범위에 반비례하는 변화관리 유연성

- 특정 위치에서만 보안이 적용돼 지속적인 관리 및 추적의 어려움

 

천천히 읽어보시면서, ‘아, 이런 문제점이 있지!’라고 공감하시는 분이 꽤 있을 것으로 예측됩니다. 지금부터, 문서가상화가 이러한 문제를 어떻게 해결하는지 말씀 드리겠습니다.

 

- 데이터 파편화로 인한 중복, 오래된, 중요하지 않은 문서의 산재

문서가상화 기술은 각 사용자가 일치하는 고유 ID를 가진 문서를 수정 및 유통할 때마다, 해당하는 문서 내용의 자동 동기화, 버전 관리 및 사용 접근 제어 등을 지원합니다. 즉, 정보 관리에 필요한 모든 기능을 일관적인 통합 정책 하에 단 하나의 문서로 가능하게 한다는 말이죠. 문서중앙화 또한 수정사항에 대한 자동 업데이트가 가능합니다. 하지만, 이러한 기능이 중앙 서버 안에서만 가능함에 따라 문서가 유통되는 지점이 많아지면서 한계가 나타나고 있는 것이죠. 자세한 예시를, 백서 안의 내용과 함께 설명 드리겠습니다.

위 그림이 현재 우리가 문서를 사용할 때마다 N분에 한 번씩 일어나는 상황이죠. 다양한 디바이스, 시스템, 스토리지 등에 공유하고 수정할 때마다 우리는 새로운 문서를 (때로는 인식조차 하지 못한 채로) 생성하고 있습니다. 당연히, 정보관리는 곤란해질 수 밖에 없죠.

문서가상화는 새로운 패러다임을 제시합니다. 문서가 생성된 순간부터 가상화 처리를 한다면, 해당 문서의 모든 버전과 수정 사항은 각 문서를 보유 중인 모든 사용자에게 반영됩니다. 즉, 중복되고 불필요한 데이터가 획기적으로 줄어들 수 있는 것이죠.

- 증가하는 문서 유통 범위에 반비례하는 변화관리 유연성

앞서 언급 드렸듯이, 문서중앙화는 하나의 서버에 강제로 문서를 모아 놓는다는 것이 기본 전제입니다. 이는 서버에서 문서를 반출할 때마다 정책 변경을 필요로 하게 됩니다. 이전에는 사내 중심으로 문서를 다루고 있었기 때문에, 이와 같은 방법이 보다 편리했습니다.

하지만, 비대면 근무 활성화 및 협업툴 등의 커뮤니케이션 도구 사용 증가로 내/외부 협업이 증가하면서 문서의 유통 범위는 무제한으로 확장되고 있습니다. 이러한 예외 상황이 있을 때마다 정책 설정을 달리한다면 곤란하지 않을까요? 문서가상화는 이러한 위치 중심의 정보 관리에서 벗어나, 안전하고 자유로운 문서 유통을 제공해 문제를 해결할 수 있습니다. 그렇다면, 문서가 유통되는 과정에서 ‘안전성’을 어떻게 유지하는지 궁금하시겠죠. 다음 주제에서 바로 알려 드리겠습니다.

 

- 특정 위치에서만 보안이 적용돼 지속적인 관리 및 추적의 어려움

문서를 한 곳에 위치시킨다는 것은 그 한 곳을 집중적으로 보안하겠다는 의미와 같습니다. 하지만, 위에서 말씀 드렸듯이, 문서의 흐름을 완벽하게 제어한다는 건 불가능에 가깝습니다. 이는 자연스럽게 보안 문제와 연결됩니다. 위치 중심의 보안을 실행하면, 문서가 반출 및 유출됐을 때, 일정한 보안 수준을 유지하기가 힘들기 때문이죠. 문서가상화는 데이터 중심 암호화를 통해 문서 내 자체를 보호합니다. 즉, 문서가 언제 어디 있든지, 문서에 대한 권한자가 아니라면, 내용 확인이 불가능한 구조를 지닙니다. 데이터 자체가 강력하게 보호되고 있으니, 문서가 위치에 얽매이지 않고 안전한 공유가 가능한 것이겠죠?

지금까지 효율성, 생산성, 보안성 3가지 측면에서 문서가상화가 기존 문서중앙화의 장점을 유지하면서, 어떤 식으로 기업 및 기관에게 차별적 가치를 제공할 수 있는지 설명 드렸습니다. 문서가상화는 새로운 개념인 만큼 제한된 분량에 내용을 모두 담기가 쉽지 않았는데요.^^;; 여러분 또한 문서가상화에 대해 더 알고 싶으실 것으로 예상됩니다.

그렇다면, 10분 안에 지금까지 읽었던 내용보다 10배는 유익한 내용을 보장하는 백서(White Paper)를 참고해보심이 어떨까요? (사실, 이해를 돕기 위해 보여 드린 이미지는 백서에서 맛 보기로 가져 온 것이랍니다!) 문서가상화를 한 눈에 파악해 우리 기업 및 기관의 정보 관리에 어떤 혁신을 일으킬 수 있는지 확인하시고, 디지털 트랜스포메이션 시대를 리드해 보시기 바랍니다!

 

 

>> 문서가상화 백서(Content Virtualization White Paper) 확인하기

White Paper - 문서관리시스템과 문서중앙화를 품은 문서가상화.pdf

1.42MB

>> 글로벌 문서가상화 1인자는 누구?!

https://www.fasoo.com/solutions/virtual-content-infrastructure

데이터 및 애플리케이션 보안 소프트웨어 기업 | Fasoo