사내 문서 관리의 기본, 문서 백업 체계 구축 방법과 생성형 AI와의 관련성

길었던 추석 연휴가 끝났습니다. 다들 잘 보내셨나요? ^^ 어느덧 2023년도 4분기에 접어들었네요. 연휴가 끝나자마자 바로 추워진 날씨가 10월이 왔다는 사실을 실감나게 하는 것 같습니다.

많은 기업 및 기관의 보안 담당자분들이 지난 3분기를 돌아보며, 2023년 마무리와 내년을 위한 준비를 하고 계실 거라 생각되는데요. 무엇이든 기본에 충실하라는 말처럼, 가장 기본적인 부분을 점검하는 게 필요한 때인 것 같습니다. 그런 의미에서 오늘은 사내 문서 관리의 기본, 문서 백업에 대한 정보를 전달 드리려고 합니다!

 

백업 체계 구축은 문서 훼손 및 유실 상황에서의 신속한 복구와 더불어, 요즘 주목을 받고 있는 생성형 AI를 제대로 활용하기 위해 반드시 필요한 부분이기도 한데요. 4분기를 시작하는 지금, 포스팅을 읽으며 우리 조직의 상황을 점검하고, 백업의 중요성을 다시 한번 되새기는 시간이 됐으면 좋겠습니다. ^^

 

사내 문서 관리의 기본, 백업 체계 구축

 

혹시, 문서 백업하면 함께 생각나는 단어가 있으신가요? 아마도 많은 분들이 랜섬웨어를 떠올리실 텐데요. KISA (한국인터넷진흥원)에 의하면, 2018년 랜섬웨어 피해 건수는 22건에서 2022년 325건으로 14배 이상 증가했으며, 중소기업과 같이 소규모 조직을 노리는 공격이 점점 증가하고 있는 추세라고 합니다.

 

랜섬웨어 이외에도, 사내 임직원의 실수나 퇴사자의 악의적 의도로 인해 문서가 훼손돼 백업이 필요한 경우도 빈번하게 발생하고 있습니다. 직장인이라면 오랫동안 사용하지 않은 문서가 당장 필요한데 막상 어디에 위치해 있는지 모르거나, 기존의 내용이 수정돼 있어 당황하신 경험이 있으실 텐데요. 시스템 상의 알 수 없는 오류로 문서가 열리지 않는 경우가 발생하기도 합니다.

 

이렇듯 문서를 둘러싼 다양한 상황들이 존재하기에, 이를 예방하기 위한 안전한 백업 체계 구축은 반드시 필요하다고 볼 수 있습니다.

 

문서 유실 및 훼손 상황

 

백업하면 스케줄링 백업 방식을 생각하시는 분들이 많을 텐데요. 이는 일간/주간/월간 등 특정 주기에 따라 백업을 진행하는 방식을 의미합니다. 사용자 개입 없이 자동으로 진행할 수 있어 시간을 절약할 수 있다는 장점이 있는데요.

하지만, 방대한 문서의 백업 범위나 특정 주기를 설정하기 어렵다는 단점 또한 존재합니다. 예를 들어, 특정 범위와 주기를 설정해 백업을 진행하기로 했는데 해당 시기에 백업 파일이 당장 필요한 상황이 온다면 어떨까요? 또한, 백업 후 문서가 수정되는 경우에 해당 문서의 버전 관리가 제대로 이뤄지지 않는다는 단점이 있습니다.

 

스케줄링 백업 방식의 한계

 

파수의 FC-BR (Fasoo Content Backup and Recovery)는 기존 스케줄링 백업 방식이 아닌, 개별 문서 중심의 실시간 백업을 지원합니다. 로컬 PC에서 편집이 종료될 때마다 실시간으로 백업을 진행하기 때문에, 특정 시기나 환경에 구애 받지 않고 백업 작업을 할 수 있는데요.

 

실시간 백업을 통해 언제 벌어질지 모르는 랜섬웨어를 비롯한 문서 유실 및 훼손 상황에 철저하게 대비할 수 있습니다. 사용 종료와 함께 백업된 문서들이 서버에 저장되기 때문에, 버전 관리 또한 용이한데요. 사용자는 필요할 때 이전 버전의 문서를 바로 다운 받아 사용할 수 있습니다.

 

더불어, 사내 모든 문서의 백업이 아닌 중요 문서들만 선택적으로 백업이 되게끔 설정할 수 있어 기존 방식보다 효율적인 백업 체계를 구축할 수 있습니다.

 

https://www.fasoo.com/products/fasoo-content-backup-and-recovery

Fasoo Content Backup and Recovery (FC-BR)

 

 

이는 생성형 AI 활용을 위한 콘텐츠 관리 와도 연결돼 있습니다. 생성형 AI를 제대로 활용하기 위해선 사내 콘텐츠 관리가 우선돼야 한다는 사실, 파수가 이전부터 강조 드리고 있는 부분인데요. FC-BR의 문서 중심 실시간 백업 기능을 통해 사내 ROT 데이터를 최소화 함으로써, 백업 체계 구축과 생성형 AI가 보다 정확하고 필요한 정보들만 활용할 수 있는 환경을 함께 조성할 수 있습니다.

 

ROT 데이터 : 사내에 존재하는 중복되고 (Redundant), 오래되고 (Obsolete), 중요하지 않은 (Trivial) 데이터를 의미합니다. ROT 데이터 관리가 제대로 이뤄지지 않을 시, AI가 부정확하거나 최신화되지 않은 결과물을 만들어 낼 수 있습니다.

 

AI 시대를 위한 파수의 솔루션

 

산업군을 막론하고, Plan B를 가지고 있는 것은 중요합니다. 갑자기 어떤 상황이 벌어질지 모르기에, 늘 대비를 하고 있어야하죠. 문서 유실이나 훼손은 그 자체로 기업에게 큰 영향을 줄 수 있기 때문에, 정보보안 영역에서는 그 의미가 더욱 큰 것 같습니다. 이는 꼭 비즈니스 영역만이 아니라, 우리가 일상생활을 하는데 있어서도 꼭 필요한 자세가 아닌가 싶네요. ^^

 

파수와 함께 정보보안 Plan B를 고민하는 건 어떠신가요?

기업형 문서 백업 솔루션도 역시, 파수입니다!