문서관리, 문서백업, ECM, 문서자산화 고민

 

지난 포스팅에서 다양한 보안/IT 커뮤니티에서 고민하고 있는 주제를 말씀드린 적이 있었는데, 많은 분들께서 공감해주시고 구독해 주셔서 이번에 2탄을 준비했습니다!

 

https://blog.naver.com/fs0608/222923384514

문서보안, 문서중앙화, DLP, DRM 고민

 

문서보안, 문서중앙화, DLP, DRM 등 다양한 보안 방법에 대한 고민들에 이어서 오늘은 우리가 효율적으로 일하면서 업무생산성을 높이기 위한 주제를 가져왔습니다. 실제로 커뮤니티에 굉장히 막연한 질문이지만, ‘문서관리’를 도대체 어떻게 해야하나? 라는 글들이 꽤 자주 등장합니다.

 

 

기존 문서 관리 방식

 

여전히 위 이미지처럼 파일철 형태로 출력된 문서들을 관리하는 조직들도 있으시겠지만, 대부분은 전자문서의 형태로 업무를 많이 진행하실 겁니다. 많은 조직들은 ERP 시스템을 도입하거나, 그룹웨어, ECM 등을 활용해 대용량의 문서들을 관리하고 있습니다. 하지만 그럼에도 불구하고, 왜 우리는 ‘문서관리’에 대한 고민을 계속하고 있는 걸까요?

가장 큰 이유는 내부 문서가 기하급수적으로 늘어나고 있기 때문입니다. 그 양이 점점 방대해져, 현재 우리는 조직이 얼마나 많은 문서를 보유하고 있는지도 정확히 알지 못하는 상황에 이르렀습니다. 보유하고 있는 문서의 현황을 알지 못한다는 의미는 제대로 관리가 이뤄지지 않고 있다는 뜻이겠죠? 문제는 여기서 업무의 비효율을 야기하는 다양한 상황들이 파생된다는 겁니다.

 

점점 늘어나는 사내 문서의 양과 관리의 어려움

 

대표적으로 이런 문제들입니다.

1) 내가 찾고자 하는 문서가 어디 있는지 모르겠다.

2) 문서는 찾았는데, 이 문서가 최신 버전이 맞는지 모르겠다.

3) 문서 공유를 위해 매번 파일을 첨부해서 전달하는 게 번거롭다.

4) 협업을 위해 공유한 문서들이 외부로 유출될까 걱정된다.

5) 나도 모르게 생성된 불필요한 문서들이 스토리지를 낭비하고 있는 것 같다.

 

만약 위 항목들에 대해서 모두 자신 있게 대응하고 계시다면, 정말 ‘문서관리’를 잘하고 계신 겁니다. 하지만, 대부분이 그렇지 못하기 때문에 많은 고민을 안고 커뮤니티를 찾거나 다양한 솔루션들을 검토하고 계신 거겠죠?

제대로 된 문서관리를 위해서는 모든 문서들의 버전과 이력관리가 이뤄져야 하고, 항상 최신버전으로 동기화 돼 있어야 합니다. 그래야 업무 협업의 효율이 올라가고, 제대로 된 문서를 찾는데 쓰는 불필요한 리소스를 절감할 수 있습니다. 그리고 이제는 파일을 첨부해서 전달하는 기존 방식에서 벗어나 문서의 특정 링크나 혹은 별도의 열람 요청 기능 등을 통해 협업을 진행하며 업무 생산성을 극대화할 필요가 있습니다.

 

문서 관리의 올바른 방법

 

또 한 가지 계속해서 우리가 문서관리에 대해서 고민하고 있는 이유는 시스템에만 의존하고 있던 방식이 점점 한계를 드러내고 있기 때문입니다. 최초에는 이런 문제까지는 고려하지 않았었는데, 혹은 업무 방식이나 비즈니스가 발전되면서 새로운 문제들이 야기되는 겁니다.

특히 현재 문서관리에 있어 ‘백업’은 굉장히 중요한 사안입니다. 바로 지능화되고 있는 랜섬웨어의 위협 때문입니다. 실시간으로 사내 문서들을 자동 백업하는 시스템은 이제 필수적인 요소가 됐고, 정보 유출의 위험없이 문서를 안전하게 협업하는 것도 문서관리 측면에서 반드시 고려해야 하는 상황이 됐습니다.

혹시 현재 사내 문서백업이 이뤄지지 않고 계신가요? 굉장히 위험한 상황입니다.

 

 

https://www.fasoo.com/solutions/ransomware

랜섬웨어 대응 솔루션

사내 전체 문서의 대부분을 차지하는 다크데이터 & ROT데이터

 

글로벌 IT 리서치 전문기관에 따르면, 실제로 사내 조직에서 업무적으로 제대로 활용하는 문서들을 전체의 20%가 채 안된다고 합니다. 그렇다면 나머지 80% 육박하는 문서들은 그럼 무엇일까요?

흔히들 ‘다크 데이터’라고 얘기하는 수집, 처리, 저장됐지만 활용되지 않는 정보 자산이거나 중복되고, 오래되고, 중요하지 않은 ‘ROT 데이터’들입니다. 이 불필요한 데이터들만 최소화할 수 있다면 매년 증가하는 운용 비용을 줄이고 좀 더 효율적인 문서관리 체계를 만들어 갈 수 있을 겁니다. 그리고 더 나아가 궁극적으로 문서자산화 형태로까지 발전할 수 있겠죠?

 

https://www.fasoo.com/products/wrapsody-use-case

Wrapsody의 활용

 

지난번 포스팅에서도 단순히 보안을 DRM이냐 DLP로 접근할 것이 아니라고 말씀드렸던 것처럼, 문서관리 역시도 ERP냐 ECM이냐, 혹은 문서중앙화처럼 어떠한 특정 솔루션 형태로 접근할 문제는 아니라고 생각합니다.

근본적으로 우리 조직이 처한 상황을 정확하게 먼저 인지하고, 그에 따른 대응 전략을 세워나가는 것이 올바른 방향입니다. 여러분들의 중요한 자산을 완벽하게 지키면서, 혁신적이고 효율적으로 일할 수 있는 방안을 제공해 드리는 것이 바로 Fasoo의 역할이기 때문에 문서관리에 대한 고민도 저희와 함께 나눠 보시면 좋은 해답을 얻으실 수 있을 겁니다!

보안은 파수! 그리고 문서관리도 파수입니다!