불필요한(ROT) 문서, 관리만 잘 해도 업무 효율 UP!

 

이전부터 지금까지 기업 및 기관에게 가장 큰 관심사는 업무 효율을 향상시키는 방법이 아닐까 싶습니다. 특히 요즘은 엔데믹 시대가 도래하면서 다양한 기업 및 기관에서 조직 문화에 맞는 업무 환경을 형성하기 위해 노력하고 있음이 느껴지는데요. 사무실 근무와 재택 근무를 병행하는 하이브리드 근무, 출퇴근 시간대를 선택하는 유연근무제, 거점 오피스 등이 그 증거라고 볼 수 있겠습니다.

위처럼 업무 장소가 다각도로 확장됨에 따라 기업 및 기관에서 고민하는 요소가 한 가지 있는데요. 바로, ‘문서의 파편화’ 입니다. 문서의 파편화? 다소 생소한 용어일 수 있는 만큼, 보다 자세하게 설명 드리겠습니다. 여러분도 아시다시피 ‘파편’은 전체에서 불완전한 형태로 분리된 부분들을 의미하는데요.

 

업무를 하다 보면 문서의 원본으로부터 다른 문서들이 반복적으로 파생되는 경우가 필연적으로 발생하게 됩니다. 이에 따라 유리 조각처럼 불완전하게 떨어져나가는 문서들이 다양한 저장 위치에 산재하게 되는 현상을 바로 ‘문서의 파편화’라고 이해하시면 되겠습니다. 당연히, 문서가 퍼지면 퍼질수록 안에 존재하는 정보의 유출 위험 또한 높아질 수밖에 없겠죠?

다시 본론으로 돌아와서, 기업 및 기관의 근무 형태가 달라지고 업무 장소의 자유도가 높아지면서 기존의 문서관리시스템 외에도 메신저, 협업툴과 같이 문서를 내외〮부에서 공유할 수 있는 플랫폼이 도입됐습니다. 자연스럽게, 원본 문서를 포함해 다각도로 복제된 문서가 존재하는 장소 또한 늘어났죠.

여기서 잠깐(!) 여러분은 혹시 지난주, 지난달에 여러분이 메신저 또는 협업툴을 통해 공유했던 문서의 삭제 여부를 알고 계신가요? 나아가, 공유된 문서의 보안 정책 여부는 어떠신가요? 물론 기억이 잘 나지 않는게 당연할 수도 있겠지만, 자칫 중요 정보가 포함된 문서가 이러한 업무 플랫폼을 통해 퍼져 있다면 큰 보안 위협 요소가 돼 돌아올 수 있습니다.

위처럼 팬데믹으로 인해 산발적으로 도입됐던 업무 플랫폼은 다른 한편으로 또 다른 리스크가 돼 나타날 수 있습니다. 즉, 기존과 비교해 불필요한 문서의 증가 속도와 누적되는 양이 빠르게 증가하며, 앞서 언급한 것처럼 정보가 유출될 가능성도 비약적으로 오르고 있다는 것이죠.

 

새롭게 시도하는 업무 환경이 무엇이든지 불필요한 문서가 적절히 제어되지 않는다면 오히려 더 곤란한 상황을 맞이하게 될 수도 있습니다. 하지만, 바꿔 말해서 불필요한 문서를 관리만 잘 해줘도 업무 효율이 상승할 수 있음을 뜻하는데요. 어떻게 하면 좋을지 파수가 예시 사례를 소개해 드리고자 합니다.

파수의 문서관리플랫폼 Wrapsody (랩소디)는 사용 중인 고객사로부터 불필요한 문서관리에 탁월하다는 평을 지속적으로 듣고 있습니다. 그 차이는 Wrapsody의 ‘문서가상화/콘텐츠 가상화 (Virtual Content Infrastructure, VCI)’ 기술에 있다고 과언이 아닌데요. 문서가상화 기술이란 가상화된 고유식별정보를 기반으로 문서의 물리적 위치와 관계 없이 파일의 중복 생성을 원천 차단하는 기술입니다. 조금 어려우시죠?^^;;

 

 

>> 이번 FDI 2022에서 진행한 세션을 보시면 보다 쉽게 이해할 수 있습니다!

https://youtu.be/AQ7Peqknuco (하이브리드 워크플레이스 - FDI 2022)

https://youtu.be/iEilO9QlrJA (문서가상화와 ECM의 미래 - FDI 2022)

 

 

혹시 바쁘신 분들을 위해 간단히 말씀 드리자면, 문서가상화 기술을 적용하기 이전에는 원본 파일에서 복사, 파일명 변경 등으로 파생된 파일들이 모두 다르게 인식됐었습니다. 하지만, 해당 기술을 적용한다면 문서가 파생되더라도 원본 파일의 가상화된 고유식별정보가 그대로 따라가기 때문에, 일괄적으로 관리할 수 있게 되는 것이죠.

특히, Wrapsody는 위와 같은 문서에 대해 데이터 자체 암호화를 기반으로 권한을 보유한 사람의 한해 최신 업데이트된 내용을 자동 동기화하기 때문에, 중복 파일의 최소화는 물론 문서의 이동 경로에 상관 없이 근본적으로 정보 누출의 위협 요소를 제거할 수 있습니다.

더불어, 문서가상화 기술과 함께 Wrapsody의 불필요한 문서관리에 힘이 되는 기능이 한 가지 더 있는데요! 바로 머신러닝을 기반으로 불필요한 문서를 통합적으로 제어할 수 있도록 돕는 ‘ROT 문서 관리 및 제거 기능’ 입니다. 그런데, ROT가 어떤 뜻인지 궁금하시다구요?

 

ROT는 중복되거나(Redundant) 오래됐거나 (Obsolete) 중요하지 않은 (Trivial)의 약자로 업무를 위해 필요한 문서를 제외한 나머지를 일컫는 용어인데요. 사용자는Wrapsody를 통해 ROT 문서를 쉽게 인지하고 정리할 수 있는 환경을 제공 받습니다.

가장 먼저 Wrapsody 서버에 접속했을 때 볼 수 있는 대시보드를 봐 주시기 바랍니다. 사용자는 접속한 순간부터 Wrapsody를 통해 주고 받는 문서와 업무 과정에서 발생하는 ROT 문서의 양을 직관적으로 확인할 수 있습니다.

조금 더 자세히 들여다 보면, 스마트 클리너 메뉴의 GCC (Garbage Content Collector) 현황에서 ROT 문서의 현황을 구체적으로 파악할 수 있는데요. Wrapsody는 GC (Garbage Content)에 해당하는 문서의 유형과 개수를 제공함을 넘어, 사용자가 하단의 ‘정리하기’ 버튼을 누를 시 GC 대상 문서 목록을 자동으로 보여줍니다. 이 메뉴에서는 장기 미사용, 유사 문서 등 유형 별로 ROT 문서를 분류하고 세부 사항을 제공해 사용자가 합리적으로 대응할 수 있도록 돕습니다.

 

 

특히, Wrapsody는 문서에 대해 권한을 보유한 사람의 한해 최신 업데이트된 내용을 자동으로 동기화해줘 ROT 문서를 근본적으로 줄일 수 있도록 하는데요. 그럼에도 불구하고 발생하는 ROT 문서는 사용자가 중요도에 따라 구별해 적절히 삭제 등의 조치를 취하도록 구성돼 있습니다. 불필요한 문서에 대해 이중으로 관리할 수 있도록 편리한 환경을 제공하는 Wrapsody, 왜 사용 중인 고객사 분들이 이 부분을 칭찬하는지 감이 오시나요?

실제로 베리타스테크놀로지스의 ‘데이터의 가치 (Value of Data) 보고서, 2019)’에 따르면, 국내 IT 의사결정자가 찾고자 하는 데이터를 검색하는 데에 일 평균 약 2시간 정도가 낭비되며, 이로 인해 직원 효율성이 18% 감소하고 있다고 합니다. 현재는 당시보다 데이터가 증가하는 속도는 물론, 업무 환경의 다각화가 빨라지다 보니 데이터 탐색에 들이는 시간이 보다 증가했을 것으로 보이는데요. 이제는 확실한 대응책이 필요하다고 판단됩니다. 고객사로부터 입증된 Wrapsody의 불필요한 (ROT) 문서 관리 능력을 경험하고 싶다면, 파수와 함께 하세요!

 

 

https://www.fasoo.com/products/wrapsody

 

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