2023. 11. 23. 10:42ㆍIT 트렌드가 한눈에!
2024년은 생성형 AI가 각 조직에 본격적으로 침투하는 해가 될 겁니다. 시기와 적극성의 문제일 뿐, 우리의 비즈니스에 생성형 AI가 함께 하는 흐름은 이미 선택의 영역을 넘어섰습니다. 10년, 더 이르면 5년 뒤에는 AI를 잘 활용하는 조직과 그렇지 않고 도태되는 조직으로 양분된다는 전문가들의 의견도 있습니다.
아무튼, 이러한 상황에서 조직들의 현재 최대 관심사는 ‘그래서 AI를 학습시킬 우리의 문서 현황은 어떤지’, 근본적으로 들어가면 ‘우리 조직은 문서 관리가 잘 되고 있는가’입니다. 생성형 AI에게 유의미한 결과물을 얻어 내려면, 학습시키는 데이터가 제대로 관리된 데이터여야 하기 때문입니다.
보통 문서 관리라고 하면 ECM, 문서중앙화, NAS 등을 제일 많이 활용하죠? 가장 최근에는 조직에서 산출되는 모든 문서를 각자의 PC가 아닌 중앙 서버로 저장해서 관리하는 문서중앙화를 제일 많이들 찾으시는 것 같습니다.
문서중앙화는 기업이나 기관들의 주요 문서들을 통합 관리한다는 측면에서 효율적이고 조직 내 지식정보를 자산화할 수 있다는 장점이 있습니다. 중앙 서버에 저장할 때 암호화하기 때문에 정보 유출 차단도 되고, 여러 버전으로 관리하기 때문에 유실 됐을 시에도 편리하게 복구할 수 있고요. 랜섬웨어나 해킹 공격에도 대비할 수 있습니다.
고객 분들과 실제로 이야기 해보면, 문서중앙화는 장점이 분명하지만 고질적으로 해결하기 힘든 문제가 존재합니다. 바로 이 부분 때문에 도입을 망설이거나, 도입 후에 많은 고생(?)을 하시는 경우가 많은데요. 정리해 보면, 크게 2가지 측면입니다.
첫 번째는 퍼포먼스, 즉 속도 저하 이슈입니다. 사내 네트워크와 PC 성능이 좋지 않으면 업무에 지장을 주는 경우도 많이 발생하고, 모든 사내 파일을 한 곳에 모아 저장하고, 감시하고, 관리하다 보니 시스템 부하도 무시할 수 없는 수준입니다. 실제 문서중앙화를 도입해서 사용 중인 담당자들이 보안 커뮤니티에 올리신 글들을 종합해 보면, 체감상 PC의 성능을 평균적 2~30% 저하시킨다고 하더라고요. 그렇기 때문에 솔루션 도입시 그 외 기반 장비들의 사양을 맞추려면 초기 비용이 굉장히 높아지는 부분도 불가피한 것 같습니다.
두 번째는 예외 상황들에 대한 유연한 대처가 아쉽다는 점입니다. 우리가 일하면서 예외 상황들은 무조건 발생합니다. 일단, 외부 조직들과의 협업은 필수적이고, 하이브리드 워크플레이스 시대가 도래하면서 업무 환경이 다변화 됐습니다. 우리는 더 이상 PC로만 일하지 않고, 사무실에서만 일하지 않습니다. 그리고 협업을 위해 회사 밖으로 사내 파일을 반출해야 하는 경우도 무조건 생기죠. 이러한 환경변화에 문서중앙화가 굉장히 취약하다는 지적이 나옵니다.
물론, 그런 불편함을 감수하더라도 사내 문서 관리와 보안이라는 더 큰 목표를 위해 문서중앙화를 채택한 것이겠지만, 그 도입 목적을 상쇄시킬 만한 예외 상황들은 앞으로도 더욱 많아질 가능성이 농후합니다. 그렇기 때문에 다양한 상황들 속에서도 문서중앙화를 도입한 궁극적인 목적을 달성할 수 있도록 유연한 대처가 필요한 겁니다.
간혹 몇몇 업체들이 문서중앙화를 도입하면 DRM도 된다는 식으로 메시지를 전달하는 걸 본 적이 있는데요, 과도한 마케팅 문구이거나 거짓 정보일 가능성이 매우 높습니다. DRM과 문서중앙화는 애초에 명백하게 출발점이 다르기 때문입니다. DRM은 파일 중심, 그리고 문서중앙화는 저장소 중심의 솔루션입니다. 따라서, DRM은 개별 파일을 암호화하는 개념이고, 문서중앙화는 중앙 서버에 들어 온 파일을 암호화하는 개념입니다. 중앙 서버가 죽거나, 서버를 벗어난 파일들은 암호화도 안 될뿐더러, 사후 관리가 불가능합니다.
무엇보다 문서중앙화는 사용자가 접근 가능한 폴더에서는 권한이 없는 문서라도 열람이 가능하고, 심지어 외부로 반출할 수 있는 경우도 있습니다. 만약 DRM 암호화가 적용됐다면 실현 불가능한 시나리오죠.
그럼에도 불구하고, 문서중앙화를 많이 찾으시고 도입하시는 데는 분명 이유가 있다고 생각합니다. 그래서 DRM 대표 기업인 파수에서 최근에 출시한 차세대 문서중앙화 솔루션인 Wrapsody Drive에 관한 말씀을 드리려고 하는데요. 기존 저장소 중심의 솔루션들의 고질적인 퍼포먼스, 예외 상황 대처 등 문제점들을 문서가상화 기술을 통해 해결하고, 새로운 방향을 제시해드릴 수 있을 것 같습니다.
Wrapsody Drive 내의 모든 문서들은 모두 중앙 서버로 자산화 돼 관리되는데요. 문서중앙화를 처음 도입하면 IT/보안 담당자들이 가장 걱정하시는 변화 관리 측면을 먼저 말씀 드리면, Wrapsody Drive는 사용자 PC 환경 그대로 유지하면서, 문서 사용이 가능합니다. 또한, 중앙 서버를 벗어나더라도 해당 문서에 대한 권한 제어 및 사용 통제가 가능하며, 개인/부서/전사 등 활용 목적에 맞게 유연한 폴더 관리를 지원합니다. 온/오프라인 환경에서도 자유롭게 문서를 사용할 수 있고요.
무엇보다 파일 위치에 관계없이, 어떤 시스템에서 문서를 열람해도 최신 버전으로 동기화 된 문서를 사용할 수 있는 문서가상화(VCI) 기술이 적용돼 있습니다. 문서가 업데이트 되더라도 반복적으로 공유하는 과정을 거칠 필요가 없고, 최신 버전의 문서인지 확인할 필요가 없죠. 뿐만 아니라, 이 기술을 통해 향후 생성형 AI를 제대로 활용할 수 있는 데이터 준비의 첫 단추를 꿸 수 있습니다.
파수 AI 학습데이터 준비, 랩소디 | Fasoo AI-Ready Data, Wrapsody
생성형 AI 콘텐츠 학습 관련 정보 제공, ChatGPT 데이터 학습 방법, 문서중앙화 한계 극복 파수 문서가상화 (VCI), 기업 정보 (Corporate Intelligence)가 포함된 데이터 학습 방법, ROT 데이터 식별 및 제거,
www.fasoo.com
혹시 문서중앙화를 고민하고 계신다면, 이번 포스팅이 꼭 많은 부분에서 도움이 되실 거라 생각됩니다. 기존 제품들의 명확하고 고질적인 한계점들을 극복하고, 좀 더 쉽고 효율적으로 NAS나 파일 서버, 웹하드처럼 쓸 수 있는, 차세대 문서중앙화 솔루션인 Wrapsody Drive를 한 번 알아보세요!
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