문서관리 보안, ECM, 문서중앙화 솔루션, 협업플랫폼 고민

오늘도 IT담당자는 고민이 많습니다.

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사내에 문서들은 계속 생성되고 쌓여 가는데, 관리는 어떻게 해야 하지?

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그 많은 문서들, 혹시 랜섬웨어에 걸리면 어떡하지? 보안도 하긴 해야 되는데…

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외부 업체들과의 협업이 필수적인 상황이 됐는데, 이 과정에서 문서가 유출되는 건 아닐까? 매번 암호를 풀어서 전달하는 것도 한계가 있고…좀 더 효율적이고 안전하게 협업할 수 있는 방법은 없을까?

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DLP를 도입해야 될까, DRM을 적용해야 할까, 문서중앙화는 느려서 퍼포먼스 이슈가 많다던데… 고민은 쌓여가고, 시장에 나와 있는 솔루션은 많고…예산은 한정적인데, 우리 조직의 기준에 맞춰 선택과 집중을 해야 하는 상황. 어떤 선택을 해야 좋은 방향으로 나아갈 수 있을까?

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IT담당자의 고민은 끝이 없습니다...

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어떠신가요. 보기만 해도 머리가 아프신가요? ^^;

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각 산업군에 종사하고 있는 IT담당자, 보안관리자 등 업무환경을 꾸려나가는 조직에 계신 분들이 현업에서 실제 겪고 있는 고민들입니다. 우리는 사실 일을 할 때 주어진 환경에서 그냥 하는 것 같지만, 이 환경을 구성하는 데까지는 많은 사람들의 고민과 노력, 시간, 그리고 여러 선택들이 있어 왔습니다. 개인적인 자산이 아니라, 회사의 자산이기 때문입니다.

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게다가 최근 AI시대가 본격적으로 도래하면서, 생성형AI가 비즈니스에 활용되기 시작했고, 이에 따라 IT담당자들의 고민은 더욱 깊어지고 있습니다. 심지어 특정 산업군은 아예 지금까지 해왔던 고민들을 제로 베이스에서 다시 생각해야 하는 지경에까지 이른 곳도 있습니다.

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AI시대의 도래, 생성형 AI와 상생해야 하는 IT 환경

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그런데 사실, 이 모든 고민들은 첫 단추를 잘 꿰면, 자연스럽게 이어지면서 순차적으로 해결해 나갈 수 있는데요. 이번 포스팅을 통해서 그 점을 꼭 말씀드리고 싶었습니다. 그럼, 차근차근 시작해 보겠습니다.

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먼저, 사내 문서관리는 꽤 오랫동안 이어져 오고 있는 고민입니다. ECM (Enterprise Content Management)부터 해서, 최근의 문서중앙화까지. 모두 조직내 문서를 잘 관리하는 것이 최우선 목적입니다. 여기서 문서관리의 핵심은 무엇이냐, 바로 업무생산성을 높이는 효율성과 보안입니다. 좀 더 깊이 들어가면, 효율성은 문서의 최신 버전 및 이력 관리, 협업, 공유 등과 연관이 깊고, 보안은 문서에 대한 접근 제어나 암호화 등과 연결될 수 있겠습니다.

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여기에 더해 생성형 AI의 도입이 가속화 되고 있는 상황에서, 우리 조직만을 위한 Private AI를 구축한다고 했을 때 문서관리의 의미는 더욱 중요해 집니다. AI 학습을 위해 최적화 된 사내 데이터를 잘 준비해야, AI가 답변하는 결과값을 신뢰할 수 있고 실제 업무에 활용할 수 있기 때문입니다.

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우리 조직에 적합한 AI와 문서관리의 필요성

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그래서!! 문서관리의 첫 단추를 잘 꿰야, 그 이후 보안부터 해서 업무생산성과 효율성, 그리고 생성형 AI 활용까지 순차적으로 스텝을 밟아 나가기가 용이한 것이죠. 결국 관리해야 하고, 지켜야 하고, 활용해야 하는 것은 우리 조직 내의 문서 하나인데 각각의 목적에 따라 별도로 접근하는 방식이 근본적으로는 맞지 않다는 말씀을 드리고 싶은 겁니다.

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또한, 꽤 많은 조직들은 ECM, 문서중앙화 등을 도입해 문서관리에 힘을 쏟고, 예산을 투입했지만 여전히 중복되고, 오래되고, 중요하지 않은 ROT (Redundant, Obsolete, Trivial) 데이터들의 파악을 어려워하고 있습니다. 이는 최근 파수에서 고객 약 1,000명을 대상으로 실시했던 서베이 결과를 통해서도 잘 드러난 적이 있었습니다. 심지어 사내에는 존재하고 있는지도 잘 모르는 ‘다크 데이터’도 많이 있죠. 결국 이러한 데이터들을 관리하지 못하고, 최소화 하지 못한다면 제대로 된 문서관리는 이뤄지지 않고 있는 셈입니다.

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업무생산성의 하락으로 이어지는 비효율적인 문서관리

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제대로 된 문서관리를 시작할 때 꼭 고려해야 하는 몇 가지 사항들이 있습니다. 무엇보다 PC, 이메일, 파일 서버, 업무 시스템 등에 여러 버전으로 파편화 돼 있는 파일들을 중복 문서 없이 언제 어디서나 최신 버전의 콘텐츠로 활용할 수 있어야 합니다. 이게 업무 생산성을 높이기 위한 효율성의 가장 중요한 포인트입니다. 이게 잘 되지 않으면 문서관리의 의미가 퇴색되고, 업무생산성은 떨어질 수 밖에 없습니다.

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그리고 문서를 공유할 때 특정 위치에 저장하거나, 메일 발송 등의 과정 없이 로컬 PC에서 문서를 업데이트 하는 동시에 자동으로 버전 관리, 공유, 백업 등이 가능하면 가장 좋습니다. 특히 백업은 보안적인 측면에서도 중요하고, 랜섬웨어에 대비할 수 있는 중요한 포인트가 될 수 있습니다.

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결국 우리는 문서로 협업을 진행하기 때문에 문서 사용 히스토리를 확인하는 것도 협업 관리 차원에서 필요한 부분입니다. 협업에 대한 모든 이력을 문서 자체에 내장 시켜 자산화 하는 것도, 업무생산성 측면에서 더 나아가 제대로 된 문서 관리 및 거버넌스 측면에서 매우 중요한 역할을 할 수 있습니다.

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제대로 된 문서관리와 업무생산성, 그리고 보안

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위에서 말씀 드렸던 중요한 포인트들은 Fasoo에서 제공하는 Wrapsody에 모두 담겨 있습니다. 게다가 최근에는 AI 기술에 제대로 적용돼 업무 효율을 더욱 극대화 할 수 있게 됐는데요. AI 어시스턴트가 연동돼 문서 검색, 요약, 비교, 보고서 생성 등 문서 작업을 지원하고 있습니다.

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파수 AI 데이터 준비, 랩소디 | Fasoo Wrapsody, AI-Ready Data

 

 

너무 많은 문제와 고민들이 산재해 있으면, 최대한 단순화 시켜서 접근하는 방법이 가장 좋다는 말이 있습니다. 개별적인 솔루션을 찾으면 더욱 복잡해질 수 있습니다. 서로 연결시켜 순차적으로 해결할 수 있다면, 그렇게 먼저 첫 단추를 시작하는 게 좋지 않을까요?

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문서관리의 첫 단추를 잘 꿰야 합니다!

 

요즘 저희 측에 문의를 주시는 IT담당자 분들, 보안 관리자 분들의 이야기를 들어보면 내용의 스펙트럼이 이전보다 훨씬 다양해지고 있음을 느낍니다. 고객 분들의 요구에 맞게 Fasoo 역시도 기술 확장뿐만 아니라, 좀 더 효율적인 IT 환경을 지원할 수 있도록 노력하고 있습니다.

 

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고민이 있으시다면 Fasoo와 함께 이야기 나눠보세요! 단순한 솔루션 제안이 아닌, 상황에 맞는 방향성을 제시해 드리겠습니다!